Nederlands: Aanpassen

O3Spaces Repository functies voor OEM/ISV's

O3Spaces Workplace repository functionaliteit – een overzicht

 

Zoeken wordt vinden

nhoudelijk doorzoeken van documenten, opmerkingen, discussies, etc. Daarnaast is er unieke labelingfunctionaliteit beschikbaar, waarmee het vinden van informatie nog eenvoudiger wordt. De repository maakt het mogelijk om zoeken op labels, inhoud en andere criteria effectief te combineren, zodat u direct vindt wat u zoekt en niet hoeft te zoeken in de zoekresultaten.

BPM & Workflow

De O3Spaces Composer repository biedt een geïntegreerde BPM-engine waarmee workflows en processen kunnen worden ondersteund en geautomatiseerd. De repository ondersteunt de BPMN 2.0 specificatie voor procesmodellering en biedt grafische modelleer gereedschappen. Medewerkers nemen deel aan processen middels taaktoewijzing en email- en formuliergebaseerde procesinteractie. De regelgebaseerde proceslogica draagt zorg voor de afhandeling van geautomatiseerde processtappen.

Versiebeheer & Automatische check-in/check-out

Alle documenten (alle bestanden) in de O3Spaces repository vallen onder versiebeheer. Middels dit versiebeheer is de complete ontstaansgeschiedenis van uw documenten altijd voorhanden. De unieke functionaliteit voor geautomatiseerde check-in/check-out van documenten waarborgt dat wanneer u aan een document werkt, dit document niet onverhoopt gewijzigd wordt door een collega.

Online Document Preview

De document preview functionaliteit maakt het mogelijk om direct door documenten te browsen in de repository. Deze functionaliteit laat gebruikers de inhoud van een document bekijken zonder dat zij het bestand lokaal hoeven op te slaan.

Bestandsbeveiliging – Toegangscontrole

De O3Spaces repository biedt controle over de toegang tot informatie via het geïntegreerde rollen- en rechtenbeheersysteem. Van toegangscontrole op workspace-niveau tot het instellen van afwijkende bevoegdheden (geen toegang, alleen lezen, bewerken) op map-niveau; u kunt bepalen hoe uw bestanden toegankelijk zijn.

E-mail-archivering

Publiceer e-mails naar een workspace of dossier, rechtstreeks vanuit uw e-mailprogramma. Bekijk e-mailberichten in de browser, voeg opmerkingen toe en publiceer of download bijbehorende bijlagen. Met de O3Spaces e-mailintegratie kunt u eenvoudig documenten en e-mails met betrekking tot een project/dossier op een plek opslaan. Outlook, Mozilla Thunderbird, Zimbra of Zarafa worden een integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten.

Attributen & Metadata

De attributen van allerhande objecten, zoals gebruikers, workspaces, bestanden etc. kunnen worden uitgebreid met attributen zoals bijvoorbeeld een ID, type of status indicator. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld gebruikers te synchroniseren met behoud van organisatiespecifieke data of om documenten op te slaan met procesgerelateerde metadata.

Beveiligde verbindingen

Wanneer uw mobiele werknemers bestanden openen vanaf verschillende locaties, wilt u er zeker van zijn dat er geen informatie verloren gaat of op een andere manier door derden bekeken of gestolen kan worden. De repository kan veilig opereren met versleutelde (https) verbindingen of indien gewenst binnen een VPN-omgeving, dit verzekert u ervan dat uw informatie veilig reist over de digitale snelweg.

CMIS interoperabiliteit

De repository ondersteunt de CMIS specificatie voor interoperabiliteit. Door deze webservice specificatie is het zeer gemakkelijk om software van derden zoals CRM system of intranet portals met de repository te verbinden of daarin te embedden. CMIS kan ook dienen als een uniforme interface voor de ontwikkeling van plug-ins of extensies voor elke soort tool zoals CAD-applications.

Geatomatiseerde processen

Door repository-regels te definiëren kunnen documentprocessen geautomatiseerd worden. Op periodieke tijdstippen of na een bepaalde gebeurtenis (bijvoorbeeld een statusverandering) kunnen bestanden automatisch verplaatst of gekopieerd worden, ze kunnen geconverteerd worden naar een ander bestandstype, of er kan een notificatie verstuurd worden. Ook is het mogelijk de eigenschappen van een bestand te veranderen, zoals de documentstatus of toegepaste labels.

Labeling

Documenten die beheerd worden in de O3Spaces repository kunnen eenvoudig gecategoriseerd worden met labels. Met behulp van labels wordt het mogelijke om de informatie in de ‘repository’ eenvoudig te classificeren en op een andere manier te ontsluiten. Labels maken het mogelijk om snel dwarsdoorsneden te maken van documenten die bepaalde informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan alle documenten gerelateerd aan een bepaald project of klant.

Servermigratie & Herinstallatie

De O3spaces repository streeft ernaar schaalbaar en flexibel te zijn in al haar facetten. Zo biedt de repository bijvoorbeeld beheerder-tools die het mogelijk maken om een gehele installatie (met alle Eenheden, Workspaces en bestanden) eenvoudig te verplaatsen naar een nieuwe server. Desgewenst kunt u uw installatie eenvoudig opschalen en distribueren.

Systeemonafhankelijk

O3Spaces biedt u keuzevrijheid, of u nu een Linux, Solaris, Windows of een Mac OS computer gebruikt, O3Spaces biedt er de volledige functionaliteit voor aan, de webomgeving, werkplekintegratie en Office-integratie.

Vertalingen

Werken in uw eigen taal. O3Spaces ondersteund meerdere interface-talen (Engels, Nederlands, Ests, Frans, Duits, Spaans en Pools). Nieuwe talen kunnen eenvoudig worden toegevoegd.

WebDAV & OpenSearch

De repository is toegankelijk en doorzoekbaar vanuit externe (web)applicaties en portalen door middel van communicatie op basis van WebDAV protocollen en OpenSearch zoekspecificaties. Dit betekent bijvoorbeeld dat uw bestanden gemakkelijk vindbaar en te downloaden zijn op uw intranet terwijl ze veilig beheerd worden in de O3Spaces repository.