Document management systemen kunnen de collectie van beschikbare documenten in een organisatie aanzienlijk verrijken. Naast de inhoudelijke zoekmogelijkheden, zijn vooral labels en algemene metadata bruikbaar voor het creëren van cross-secties in de repository en samenhang tussen documenten.

Om in staat te zijn om het volledige potentieel van een document repository te benutten, dient een DMS implementatie gebaseerd te zijn op een context relevant meta-model. Dit meta-model bevat alle metadata en attributen die relevant zijn binnen de implementatie context.

Natuurlijk profiteert u het meeste van de met metadata verrijkte documenten als geen enkel document wordt overgeslagen. Dit betekent dat onafhankelijk van de werk routine, ingang en het gebruikte gereedschap, het DMS effectieve manieren moet bieden om uw metadata strategie te implementeren.

Het bovenstaande in acht nemend blijft een kwestie bestaan: Hoe metadata en attributen toe te voegen aan documenten en toch de lasten hiervan te beperken voor eindgebruikers?

O3Spaces Workplace biedt een aantal intuitieve manieren om hier mee om te gaan. Twee hiervan worden door een voorbeeld geïllustreerd.

Zo kan bijvoorbeeld een intuitieve setup worden gecreëerd waarin de gekozen folder structuur gelijk is aan een classificatie structuur, of te wel dat de structuur bestaat uit folders voor facturen, project plannen, presentaties, etc. Het O3Spaces Regels systeem is in staat om binnen deze structuur automatisch labels of attributen toe te voegen en de inhoud van een folder of folder structuur automatisch juist te classificeren. In dit scenario worden aan documenten die upgeload worden naar de ‘Facturen’ folder in de ‘Inkoop’ workspace, automatisch de labels ‘Inkoop’ en ‘factuur’ toegevoegd en eventueel bepaald het systeem automatisch een afloopdatum.

Voor documenten die binnen de organisatie worden gecreëerd biedt O3Spaces Sjabloonbeheer en Documentgeneratie ondersteuning voor het gestructuurd toevoegen van metadata aan documenten. Door het gebruik van gestandaardiseerde document bouwstenen worden verplichte instellingen van document attributen een integraal onderdeel van het creatie en indien proces.

Hierbij moet de waarde van metadata toevoeging worden afgewogen tegen de inspanningen die eingebruikers moeten doen om consistent metadata toe te voegen. Dit is een erg belangrijke overweging voor het bereiken van een hoog mate van adoptie van uw documentbeheer initiatieven door eindgebruikers. O3Spaces biedt dan ook functionaliteit die metadata toevoeging naadloos integreert in uw dagelijkse werkzaamheden.

Meer Nieuws: