Voor veel organisaties is het Office pakket nog steeds de primaire applicatie voor content creatie. Documenten, presentaties en spreadsheets zijn veelal de containers waarin waardevolle informatie en intellectueel eigendom zijn opgeslagen.

De toegevoegde waarde van de huidige generatie ECM- en DMS-oplossingen bij het ontsluiten en beheren van documenten, het realiseren van documentbeveiliging en het orkestreren van documentprocessen is ondubbelzinnig aangetoond. Zij het dat in veel gevallen de implementatie van dergelijke systemen informatiewerkers heeft gedwongen om nieuwe manieren van werken te accepteren en te leren werken met vreemde en soms onhandige functionaliteit. Het resultaat hiervan is veelal dat de acceptatie van de nieuwe ECM/DMS functies ondermaats is omdat de geboden gereedschappen te ver afstaan van de omgeving die men gewend is en waardeert.

Om deze problematiek te omzeilen kan de Office omgeving, het vertrouwde gereedschap voor de eindgebruikers, sterk worden verbeterd. Bijvoorbeeld door binnen de Office programma’s direct ECM/DMS voordelen bij het creëren van documenten te bieden. Daarnaast kan het Office pakket aanzienlijk worden verbeterd door middel van gebruiksvriendelijke functies die ervoor zorgen dat documenten procesrelevant en terugvindbaar worden.

De kracht ligt, zoals vaak, in de details. Het toevoegen van ECM/DMS functies aan de Office omgeving vraagt om zorgvuldige afwegingen. Het doel is om de eindgebruiker te ondersteunen, niet om verwarring te scheppen door meer knoppen, toeters & bellen aan te bieden. Verder is personalisatie de sleutel tot succes. Het bieden van persoonlijk relevante functionaliteit, documentsjablonen en taken kan het verschil maken.

O3Spaces heeft recentelijk de nieuwe state-of-the-art office extensie voor haar Collaborative ECM oplossingen geintroduceerd. Deze nieuwe Office add-in breidt het Office pakket uit met krachtige zoek en navigatie gereedschappen, automatisch versiebeheer, versievergelijking, commentaar, taken, interactieve document generatie en meer. Al deze functies worden op een elegante, gecontroleerde en gepersonaliseerde wijze aangeboden.

Meer Nieuws: