Nederlands: Aanpassen

Documentbeheer

Centrale opslag, toegang, retentie en versionering van uw documenten.

 


 

Documentoplossing: DocumentbeheerO3Spaces Documentbeheer faciliteert de centrale opslag, toegang, retentie en versionering van uw documenten. O3Spaces Workplace ontsluit op efficiente wijze de informatie in uw documenten.

Belangrijkste voordelen:

  • documenten zijn eenvoudig vindbaar
  • toegang tot documenten is beveiligd
  • documentversionering is geautomatiseerd
  • documenten worden verrijkt met meta-data
  • documenten worden contextgevoelig

 


 

Specifieke voorbeelden:

Personeelsdossiers

Digitale dossiers (personeel, studenten, klanten) bieden duidelijk voordelen, nu en in de toekomst. Met digitale dossiers bent u er zeker van dat u ten allen tijde een veilige, centrale, transparante repository beschikbaar heeft, geconfigureerd op de manier die uw organisatie verlangd.

U beslist welke documenten toegevoegd worden en in hoeverre de gerelateerde processen moeten worden geautomatiseerd. Toegang tot personeelsdossiers kan tot in detail worden beheerd. U kunt bepalen of werknemers in staat dienen te zijn om (gedeeltelijk) hun eigen dossier te bekijken, of dat enkel een selectie van het hr-personeel dat mag.

Retentie

Aan elk document in een dossier/file kan een unieke retentieperiode worden toegewezen. Dit geeft u toegang tot een uniek stuk gereedschap om te voldoen aan behoud en privacy wetgeving. Documenten die kunnen, of moeten worden weggegooid worden verwijderd, terwijl andere documenten veilig worden gearchiveerd, zelfs als een werknemer de organisatie heeft verlaten.

Voordelen aan digitale personeelsdossiers

  • Consistent en alomvattende document documentatie
  • Veilig toegankelijk vanaf uw bureau
  • Volledig inhoudelijk doorzoekbaar
  • Bespaart tijd, geld en ruimte
  • Veilig en simpel

 

Studentendossiers

Onderwijsinstellingen opereren in een dynamische omgeving met veel wisselingen, registraties en graduaties. Elk individu dat deelneemt aan het onderwijsproces brengt een groot volume aan documenten en formulieren met zich mee. Veelal wordt een studentendossier nog gevormd door een collectie van papieren documenten.

O3Spaces Workplace biedt een ideale omgeving voor het beheer van studentendossiers. Papieren formulieren en documenten kunnen eenvoudig worden gescand en toegevoegd aan het correcte dossier. Dit helpt u om snel uw huidige archieven te digitaliseren en te starten met het werken met een gecentraliseerde, veilige en toegankelijke informatie repository. Uw dossiers zijn volledig inhoudelijk doorzoekbaar, en de dossier inhoud kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande IT systemen, zoals een portaal. Iedereen met de juiste gegevens kan de dossiers benaderen in elke browser.

Voordelen van digitale studenten dossiers

  • Studenten dossiers zijn altijd en overal electronisch beschikbaar
  • Snelle en consistente verwerking van binnenkomende papieren documenten
  • Bespaart tijd, geld en ruimte
  • Student- en curriculum data is volledig inhoudelijk doorzoekbaar.