De Keijzer Nipius & Co

Bedrijfsprofiel

De Keijzer Nipius & Co accountants en belastingadviseurs kenmerkt zich door over de grenzen van de eigen discipline te kunnen en willen kijken. Met haar ruim 120 medewerkers is Keijzer Nipius & Co sinds 1992 gevestigd in Amsterdam Zuidoost.

De Keijzer Nipius & Co heeft klanten binnen de sectoren: zakelijke dienstverlening, informatietechnologie, biotechnologie, industrie, reclame, logistiek, gezondheidszorg, cultuur, telecom, bouwnijverheid, financiële instellingen, groot- en detailhandel, horeca, particulieren en entertainment.

Reden om te kiezen voor O3Spaces

Een van de belangrijke taken van De Keijzer Nipius & Co is het kader van hun primaire activiteiten is datacollectie. Dit is het verzamelen en waarborgen van een consistente set aan documenten, bijvoorbeeld ten behoeve van het samenstellen van de jaarrekeningen of de procesbegeleiding tijdens een overnametraject. In het laatste geval functioneert De Keijzer Nipius & Co als spin in het web tussen aankopende en verkopende partijen en alle andere betrokkenen zoals banken en juridische adviseurs.

Een snelle, eenvoudige en foutloze documentcollectie is voor De Keijzer Nipius & Co van groot belang. Daarnaast is tevens accuratesse van de beschikbare documenten essentieel. De Keijzer Nipius & Co was op zoek naar een IToplossing om dit document- en datacollectieproces te kunnen optimaliseren en de kwaliteit van dit proces te waarborgen.

De meer dan 100 medewerkers behandelen een groot aantal dossiers. Het is dan ook evident dat het verzamelen en controleren van documenten an sich veel tijd in beslag neemt. Het gebruik van e-mailverkeer en ongestructureerde bestandsoverdracht in dit proces zorgt ervoor dat complicaties en tijdsverlies te vaak optraden. Overvolle mailboxen en het gebrek aan eenduidigheid doordat meerdere versies van documenten co-existeerden waren enkele van de problemen die ervoor zorgden dat men op zoek ging naar een oplossing. Geautomatiseerde documentcollectie met O3Spaces Workplace bleek een uitkomst. Tijdens een intensieve pilot werd al snel duidelijk hoe het gebruik van O3Spaces Workplace, De Keijzer Nipius & Co zou kunnen helpen om het datacollectieproces te optimaliseren en tegelijkertijd de kwaliteit van de documenten te waarborgen. Daarnaast kwamen nieuwe mogelijkheden beschikbaar om repetitieve handelingen te voorkomen en meer grip op de processen te realiseren.

Implementatie van O3Spaces

O3spaces Workplace is geïnstalleerd binnen de technische infrastructuur van De Keijzer Nipius & Co. De implementatie is zoveel mogelijk te gestroomlijnd door een implementatieteam samengesteld uit werknemers van De Keijzer Nipius & Co en O3Spaces. Door deze combinatie van mensen met specifieke proceskennis en specialisten met overzicht, generieke proceskennis en implementatie ervaring was het mogelijk om O3Spaces Workplace snel en adequaat te configureren in overeenstemming met de manier van werken binnen De Keijzer Nipius & Co.

Deze implementatiestrategie heeft er toe bijgedragen dat de implementatie snel en vlekkeloos verliep en aanknopingspunten opleverde voor verdere inzet van O3Spaces Workplace voor andere gestructureerde document processen binnen De Keijzer Nipius & Co.

Technische Infrastructuur

Binnen De Keijzer Nipius & Co is O3Spaces Workplace geïnstalleerd op een dedicated server. Voor de gebruikers is een LDAP synchronisatie opgezet met een dedicated Active Directory die enkel voor O3Spaces Workplace wordt gebruikt. Dit vanwege de hoge veiligheidseisen die aan de oplossing worden gesteld. Niet verbazend is er derhalve, naast de standaard toegangscontrole voor gekozen om de Workplace aan te bieden via een beveiligde verbinding door middel van SSL.

Voordelen van O3Spaces

Gevraagd naar de voordelen van O3Spaces Workplace., is men duidelijk: “Het meest in het oog springend voordeel is wel de verregaande out-of-the-box functionaliteit die standaard wordt meegeleverd met O3spaces Workplace Enterprise editie. Door gebruik te maken van best practices en standaard componenten was het mogelijk om binnen zeer korte tijd ons document collectie proces te automatiseren.”