ICBR

Bedrijfsprofiel

Negen staten - een stroomgebied

Ter bescherming van de Rijn is er door Zwitserland, Frankrijk, Luxemburg, Nederland en de Europese Commissie de Internationale Commissie ter Bescherming van de Rijn (ICBR), www.iksr.org, in het leven geroepen. Deze commisse werkt nauw samen met Oostenrijk, Liechtenstein, het Waals gewest (België) en Italië om een goede ontwikkeling van de Rijn en zijn zijrivieren te waarborgen. De nadruk van de werkzaamheden ligt op de duurzame ontwikkeling van de Rijn en zijn uiterwaarden en op het bereiken van de goede toestand in alle wateren van het stroomgebied. Werk- en expertgroepen behandelen, uitgaande van een vastgesteld mandaat, alle inhoudelijke vraagstukken die voortvloeien uit de implementatie van het Verdrag ter bescherming van de Rijn en de Europese wet- en regelgeving.

Om dit alles mogelijk te maken wordt de commissie ondersteund door een in Koblenz (Duitsland) gevestigd secretariaat met een internationale bezetting. Het secretariaat bereidt alle vergaderingen zowel inhoudelijk als organisatorisch voor en is verantwoordelijk voor het vertaal- en tolkwerk in de werktalen van de ICBR (Nederlands, Duits en Frans). Daarnaast vervult het secretariaat een voorlichtingsrol en fungeert het als contactpunt voor experts en het geïnteresseerde publiek.

Reden om te kiezen voor O3Spaces

Binnen het secretariaat van de ICBR leefde het idee dat hun primaire proces, het schrijven, vertalen en beschikbaar maken van documenten voor de gedelegeerden, op een aantal punten verbeterd zou kunnen worden. Hierbij ging het vooral om verbeteringen met betrekking tot de overdracht van de documenten, samenwerking tussen de verschillende betrokkenen, de ondersteuning van de werkzaamheden van alle medewerkers en het beschikbaar maken voor vergaderingen. Daarnaast werden documenten niet op een centrale plek opgeslagen en moesten veel stappen in het process nog handmatig worden gedaan. Denk hierbij aan documenten overdracht, de terugkoppeling van opmerkingen op documenten en de verwerking hiervan.

In grote mate was er binnen de ICBR nog sprake van e-mail samenwerking met alle gevolgen vandien. Met behulp van een brede enterprise content management oplossing dacht men bij de ICBR deze problemen te kunnen tackelen en haar document stroom effectiever te kunnen vormgeven en makkelijker te managen te maken. Bij de selectie van een mogelijke oplossing werd dan ook vooral gezocht naar een systeem dat in deze behoefte kon voorzien en toch voor alle betrokkenen goed te gebruiken was. De uitgebreide mogelijkheden van O3Spaces Workplace, te samen met het gebruiksgemak zorgden ervoor dat O3Spaces werd geselecteerd als de uiteindelijke oplossing.

Implementatie van O3Spaces

Om te zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden van de ICBR zo min mogelijk last zouden ondervinden van de invoering van O3Spaces Workplace, is O3Spaces Workplace gefaseerd ingevoerd. Eerst is het systeem geinstalleerd op de servers van de ICBR en toen zijn in stappen de verschillende fases van het proces in het systeem ondergebracht en de document overdrachtpunten geautomatiseerd. Verdere aanpassingen aan de standaard functionaliteit van O3Spaces Workplace zijn in nauw overleg met de ICBR gerealiseerd.

Technische Infrastructuur

Binnen de ICBR draaiden al de nodige systemen. Denk hierbij aan een Cobra systeem voor de administratie van contactgegevens van gedelegeerden, een SMB Windows 2003, MS SQL Server 2005 en File server. O3Spaces is geinstalleerd binnen deze omgeving waarbij het koppelt met Cobra voor de gebruikersgegevens en de MS SQL gebruikt voor haar database. Daarnaast is O3Spaces geintegreerd in het MS Office 2003 pakket wat binnen het secretariaat gebruikt wordt.

Voordelen van O3Spaces

Het gebruik van O3Spaces Workplace zorgt bij ICBR voor kosten en tijdsbesparingen door de eliminatie van arbeidsintensieve overdrachtspunten, de centralisatie van informatie en de verbeterde beheersing van deze informatie. Daarnaast zorgt O3Spaces Workplace ervoor dat de informatie vooor zowel interne als externe belanghebbenden beter vindbaar is.