Digitaliseren & Archiveren

Met O3Spaces Digitaliseren & Archiveren wordt tijdbesparende, scan- en digitaliseringsfunctionaliteit een integraal onderdeel van de Workplace. Documenten kunnen direct en automatisch vanaf de scanner (MFP) worden opgeslagen op de juiste plek, toegankelijk voor de juiste mensen. U kunt de documentstroom binnen uw organisatie automatiseren en tegelijkertijd de informatie in uw papieren documenten ontsluiten. Met O3Spaces Digitaliseren & Archiveren bespaart u tijd en geld bij de afhandeling van binnenkomende post, inkooporders, contracten, et cetera. Tevens wordt het terugvinden van informatie, gerelateerde documenten en de bijbehorende context vele malen vereenvoudigd. Met O3Spaces Digitaliseren & Archiveren beschikt u over een systeem waarmee u ook wat betreft compliance en audits uw zaken goed op orde heeft.

Voordelen

• Realiseer een geautomatiseerde scan- & opslag-service waarmee uw productiviteit significant zal verbeteren..
• Bespaar tot 80% van de tijd die het kost om informatie terug te vinden. 
• Optimaliseer bedrijfsprocessen en reduceer de totale kosten voor documentverwerking en documentbeheer.
• Verminder de noodzaak om documenten af te drukken en te kopiëren.
• Bespaar op energie en kantoorruimte benodigd voor papieren archieven.
• Bescherm uw bedrijfskritische informatie. Voorkom verlies, beschadiging en bedrijfsspionage. 

Mogelijkheden

• Automatische document-routering. Ingescande post, inkooporders, facturen, contracten, et cetera, komen automatisch terecht bij de juiste personen.
• Nummering & meta-data-extractie en -toewijzing geschiedt, al dan niet geautomatiseerd, volgens de in uw organisatie geldende normen.
• E-mail en desktop notificaties zorgen ervoor dat de juiste personen op het juiste moment geïnformeerd worden.
• Ingescande documenten zijn direct volledig doorzoekbaar. In combinatie met de innovatieve labeling functies wordt het categoriseren en terug vinden van informatie kinderspel.
• Regelgebaseerde documentverwerking. Optimaliseer document-centrische processen door middel van regels, timers en triggers. Document-transformaties, reviews, autorisaties en ondertekening behoren tot de vele mogelijkheden.
• Koppelt met 's werelds meest gebruikte scanners, copiers, en printers (MFP's). 

Lees meer over andere EE Solution Packs...