De belangrijke functies van O3Spaces

Gebruiksvriendelijke functionaliteit voor Documentbeheer en Samenwerken.

O3Spaces Workplace biedt praktische functionaliteit waarmee functies voor documentbeheer en samenwerken naadloos geïntegreerd worden op uw werkplek.  Of u nu de voorkeur heeft voor toegang via de web browser, directe Officepakket integratie of gemakkelijke bureaublad-toegang, O3Spaces Workplace biedt meerdere ingangen tot uw documenten-opslag, zodat u altijd van alle voordelen van een documentbeheersysteem kunt profiteren.

Web 2.0 AJAX web-client

De webgebaseerde O3spaces Workplaceomgeving is de primaire grafische gebruikersinterface. De browseromgeving biedt overzichtelijke en gemakkelijk benaderbare werkruimtes (workspaces) voor teams, werkgroepen, afdelingen en projecten. De Workplace heeft krachtige zoekfunctionaliteit waarmee ook de inhoud van ODF, PDF en Microsoft Office documenten doorzocht kan worden.

Versiebeheer & Automatische check-in/check-out

Alle documenten (alle bestanden) in de O3Spaces repository vallen onder versiebeheer. Middels dit versiebeheer is de complete ontstaansgeschiedenis van uw documenten altijd voorhanden. De unieke functionaliteit voor geautomatiseerde check-in/check-out van documenten waarborgt dat wanneer u aan een document werkt, dit document niet onverhoopt gewijzigd wordt door een collega.

Labeling

Documenten die beheerd worden in de O3Spaces repository kunnen eenvoudig gecategoriseerd worden met labels. Met behulp van labels wordt het mogelijke om de informatie in de ‘repository’ op een andere manier te ontsluiten. Labels maken het mogelijk om snel dwarsdoorsnedes te maken van documenten die bepaalde informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan alle documenten gerelateerd aan een bepaald project of klant.

Spacelets

Spacelets zijn dynamische componenten in de Workplace webomgeving. O3Spaces biedt zowel voorgedefinieerde als vrij te configureren spacelets, waarin allerhande informatie over documenten en gebruikers op een overzichtelijke wijze kan worden weergegeven.

WebDAV & OpenSearch

De Workplace repository is toegankelijk en doorzoekbaar vanuit externe (web)applicaties en portalen door middel van communicatie op basis van  WebDAV protocollen en OpenSearch zoekspecificaties. Dit betekent bijvoorbeeld dat uw bestanden gemakkelijk vindbaar en te downloaden zijn op uw intranet terwijl ze veilig beheerd worden in de O3Spaces Workplace repository.

Werkplekintegratie

De O3Spaces Workplace Assistant toont u real-time notificaties van alle relevante wijzigingen in uw workspaces, dossiers of zaken. Verder automatiseert de Workplace Assistant alle document check-in/check-out en versioneringsactiviteiten tijdens het werken aan uw documenten. Vanuit de Workplace Assistant kunt u ook gemakkelijk workspaces openen en ‘offline’ aan documenten werken met directe controle over de door u vergrendelde bestanden.
De Workplace Assistant biedt ook de mogelijkheid tot het installeren van plug-ins en het registreren van ondersteunde bestandstypes en de geassocieerde programma's.

Office-integratie

Open gedeelde bestanden vanaf uw workspaces of publiceer uw documenten rechtstreeks naar een teamworkspace, dossier of zaak vanuit uw Officeprogramma. Bekijk en creëer documentversies, voeg opmerkingen toe aan documenten en houd uw actuele bestandsversies binnen handbereik. Werk samen aan documenten en vergroot uw Officeproductiviteit. Uw OpenOffice.org / Oracle Open Office (voorheen StarOffice) of Microsoft Office als vertrouwd gereedschap geïntegreerd in uw oplossing voor documentbeheer en samenwerken.

E-mail-archivering

Publiceer relevante e-mails naar een teamworkspace of dossier, rechtstreeks vanuit uw e-mailprogramma. Bekijk de e-mailberichten in de webomgeving, voeg opmerkingen toe aan e-mails en publiceer of download de bijbehorende bijlagen. Met de O3Spaces e-mailintegratie kunt u eenvoudig de documenten en e-mails met betrekking tot een onderwerp, project of dossier op de juiste plek opslaan. Uw kostbare informatie is niet langer verspreid over netwerkschijven, e-mailfolders en PC’s. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Zimbra of Zarafa worden een gestructureerd integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten.

Sjabloonbeheer

Voor OpenOffice.org / Oracle Open Office (voorheen StarOffice) biedt de Workplace unieke functionaliteit voor de distributie en versionering van documentsjablonen (uw huisstijl).
Op basis het rollen- en rechtensysteem van de Workplace krijgt de eindgebruiker in het Officeprogramma altijd een gepersonaliseerd en actueel overzicht van de beschikbare sjablonen aangeboden.

Geïntegreerde wiki

De in elke workspace geïntegreerde wiki, biedt de mogelijkheid om informatie eenvoudig en snel aan te passen voor en door de leden van een workspace. De wiki heeft Workplace autorisatie en automatisch versiebeheer. Meerdere wiki-pagina's kunnen naar elkaar verwijzen zodat van één workspace een bron van informatie gemaakt kan worden.

Aangepaste systeem-attributen

De systeem attributen van gebruikers, workspaces, bestanden etc. kunnen worden uitgebreid met eigen attributen zoals bijvoorbeeld document-type of document-status. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld gebruikers te synchroniseren met behoud van organisatiespecifieke data of om documenten op te slaan met procesgerelateerde informatie.

Workplace regels

Door Workplace regels te definiëren kunnen documentprocessen geautomatiseerd worden. Op periodieke tijdstippen of na een bepaalde gebruikershandeling (bijvoorbeeld de status van een document wijzigen) kunnen bestanden automatisch verplaatst of gekopieerd worden, ze kunnen geconverteerd worden naar een ander bestandstype, of er kan een notificatie verstuurd worden. Ook is het mogelijk de eigenschappen van een bestand te veranderen door bijvoorbeeld de status te wijzigen of nieuwe labels toe te kennen.

Gebruikerssynchronisatie

Informatie betreffende gebruikers, groepen en inloggegevens kan direct aan de Workplace worden gekoppeld vanuit een bestaande LDAP-structuur. O3Spaces Workplace ondersteund meerdere standaarden zoals OpenLDAP, Active Directory, Sun Directory Server en Novell Directory Server.

Workspace-, map- en bestandslinks

Elk bestand en elke map of workspace in de O3Spaces Workplace is voorzien van bestands-, map- of workspacelinks die beschikbaar zijn in de Workplace browseromgeving maar ook in de notificatieberichten. Deze handige URL's faciliteren de communicatie over en directe toegang tot workspaces, bestanden en mappen. Workspaceleden en externe gebruikers hebben met één klik toegang tot relevante informatie.

Application Embedder

O3Spaces Workplace biedt een “Application Embedder” die het mogelijk maakt om externe webapplicaties en websites te integreren in de Workplace omgeving. Deze module stelt u in staat om onafhankelijke webapplicaties en informatiebronnen samen te brengen in een gebruiksvriendelijke werkomgeving.

Online Document Preview

De document preview functionaliteit maakt het mogelijk om direct door documenten te browsen in de Workplace Spaces omgeving. De preview is beschikbaar vanaf de bestanden tab door te klikken op het document preview icoon. Deze functionaliteit laat gebruikers de inhoud van een document bekijken zonder dat zij het bestand lokaal hoeven op te slaan.

Besturingssysteem onafhankelijk

O3Spaces biedt u keuzevrijheid, of u nu een Linux, Solaris, Windows of een Mac OS computer gebruikt, O3Spaces biedt er de volledige functionaliteit voor aan, de webomgeving, werkplekintegratie en Office-integratie.

Bestandsbeveiliging

Goede bestandsbeveiliging is van essentieel belang voor elke organisatie. O3Spaces Workplace biedt bestandsbeveiliging op verschillende niveau's:

1. Bestand beveiliging – Toegangscontrole
   De Workplace biedt controle over de toegang tot informatie via het geïntegreerde rollen- en rechtenbeheer systeem. Van toegangscontrole op workspace-niveau tot het instellen van afwijkende bevoegdheden (geen toegang, alleen lezen, bewerken) op map-niveau; u kunt bepalen hoe uw bestanden toegankelijk zijn.
2. Bestand beveiliging – Beveiligde verbindingen
   Wanneer uw mobiele werknemers bestanden openen vanaf verschillende locaties, wilt u er zeker van zijn dat er geen informatie verloren gaat of op een andere manier door derden bekeken of gestolen kan worden.
   De Workplace kan veilig opereren met versleutelde (https) verbindingen of indien gewenst binnen een vpn omgeving, dit verzekert u ervan dat uw informatie veilig reist over de digitale snelweg.

Bedrijfskritische informatie

De Workplace kan op verschillende niveaus geconfigureerd worden met betrekking tot 'High Availability' (HA) en failover. Afhankelijk van het besturingssysteem waarop de Workplace draait, kunnen O3Spaces en haar partners u garanderen dat u bedrijfskritische informatie beschikbaar blijft en bestand is tegen hardware- en andere storingen.

Server-migratie & Herinstallatie

O3spaces Workplace streeft ernaar schaalbaar en flexibel te zijn in al haar facetten. Zo biedt de Workplace bijvoorbeeld beheerder-tools die het mogelijk maken om een gehele Workplace installatie (met alle Eenheden, Workspaces en bestanden) eenvoudig te verplaatsen naar een nieuwe server. Desgewenst kunt u uw installatie eenvoudig opschalen en distribueren.

Vertalingen

Werken in uw eigen taal. O3Spaces ondersteund meerdere interface-talen (Engels, Nederlands, Ests, Frans, Duits, Spaans en Pools). Nieuwe talen kunnen eenvoudig worden toegevoegd.