Dossierbeheer
Personeelsdossiers
Digitale personeelsdossiers bieden duidelijke voordelen, nu en in de toekomst. Met digitale personeelsdossiers realiseert u een veilig, centraal, doorzoekbaar archief, volledig ingericht naar wens van uw organisatie.
U bepaalt welke documenten worden toegevoegd en hoever de gerelateerde processen worden geautomatiseerd. De personeelsdossiers kunnen zeer selectief toegankelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld alleen voor de afdeling personeelszaken. De autorisatie kan natuurlijk ook zo worden ingesteld dat personeelsleden altijd toegang hebben tot hun eigen dossier.
Bewaartermijnen
Aan ieder document binnen een dossier kan een eigen bewaartermijn worden toegekend. Hiermee kunt u eenvoudig voldoen aan wettelijke bepalingen omtrent de opslag van persoonsgegevens. Zo worden documenten wanneer ze niet meer nodig zijn direct vernietigd en blijven andere documenten bewaard zelfs nadat het personeelslid uit dienst is.
Voordelen van digitale personeelsdossiers
- Consistente en complete personeelsdocumentatie;
- Raadpleegbaar vanaf de werkplek;
- Inhoudelijk doorzoekbaar;
- Bespaart tijd, geld en ruimte;
- Veilig eenvoudig beheer van uw personeelsdossiers.
Studentendossiers
Onderwijsinstellingen zijn dynamische omgevingen, met jaarlijks vele mutaties, inschrijvingen en uitschrijvingen. Elk individu heeft een veelal papieren dossier met documenten en fomulieren.
O3Spaces Workplace is uitermate geschikt voor het digitaal beheren van uw studentendossiers. Formulieren en documenten die op papier binnenkomen kunnen eenvoudig worden ingescand en aan het juiste dossier worden toegevoegd. Uw huidige papieren archief is snel gedigitaliseerd, waarmee u de beschikking heeft over een centaal toegankelijk archief met overzichtelijke studentendossiers.
De dossiers zijn direct inhoudelijk doorzoekbaar, en kunnen naadloos worden geïntegreerd met uw bestaande systemen zoals bijvoorbeeld leerlingvolgsystemen en portalen. Studentendossiers zijn via een webbrowser vanaf iedere plek benaderbaar.
Voordelen van digitale studentendossiers
- Studentendossiers zijn digitaal beschikbaar;
- Snelle eenduidige verwerking binnenkomende papieren documenten;
- Bespaart tijd, geld en ruimte;
- Student- en studie-informatie inhoudelijk doorzoekbaar.
