Zaakgericht werken
Zaakgericht werken helpt bij het realiseren van een efficiënte bedrijfsvoering. Door de zaak centraal te stellen in plaats van een document verkrijgt men beter inzicht in het proces en kan de voortgang beter worden teruggekoppeld aan belanghebbenden.
Zaakgericht werken in O3Spaces Workplace
Om zaakgericht te kunnen werken moeten uw processen in kaart gebracht worden. Aan de hand van deze proceskennis kunnen vervolgens de relevante zaaktypen gedefinieerd worden.
Per zaaktype kan in O3Spaces een proces ingericht worden. Bij iedere nieuwe zaak die wordt geïnitieerd, wordt vervolgens op basis van de actuele context het juiste proces/zaaktype geselecteerd. Alle relevante metadata en status indicatoren die van belang zijn voor de beoordeling en het volgen van de zaak worden door O3Spaces automatisch toegevoegd. Ieder document dat in het zaakdossier wordt geregistreerd bevat zodanig altijd de juiste set aan metadata. Het zaakdossier bevat uiteraard alle documenten en context informatie die tijdens het proces rondom een zaak worden aangemaakt.
De voordelen van zaakgericht werken
Ten opzichte van de traditionele werkwijzen biedt zaakgericht werken enkele belangrijke voordelen. Doordat de zaak alle relevante informatie bevat kan de dienstverlening en informatievoorziening naar belanghebbenden worden geoptimaliseerd. Er kan eenvoudig 24/7 toegang worden gegeven tot actuele statusinformatie van de zaken van specifieke belanghebbenden.
Voor de organisatie resulteert de zaakgerichte werkwijze in besparingen in kosten en tijd. Daarnaast wordt betere samenwerking gerealiseerd en worden procesmatige risico´s verminderd. Met betrekking tot wet- en regelgeving omtrent compliance en archivering leidt het zaakgericht werken tot een veilig digitaal archief en inzicht in de werkprocessen.
