E-mailarchivering
E-mail is onderhand een alledaags communicatiemiddel voor formele communicatie. Organisaties dienen derhalve zorgvuldig om te gaan met deze ‘digitale post’. E-mail systemen zijn niet goed toegerust om e-mails veilig en langdurig op te slaan en te archiveren. Daarnaast bevat de gemiddelde e-mail box nogal wat ‘ruis’. Het is dan ook belangrijk om de relevante e-mails inclusief eventuele bijlagen eenvoudig te kunnen archiveren en toe te voegen aan een zaak of dossier.
Integratie met e-mailprogramma’s
O3Spaces biedt koppelingen met bekende e-mailprogramma’s zoals Outlook, Exchange, Zimbra, Zarafa, Thunderbird en Evolution. Hiermee is het mogelijk om rechtstreeks items vanuit het e-mailprogramma e-mails te archiveren naar de Workplace. Gegevens als 'onderwerp' en 'afzender' worden automatisch overgenomen. E-mails kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan digitale dossiers, zaken of werkruimtes. Belangrijke e-mails zijn daarmee voor iedere (geautoriseerde) gebruiker beschikbaar en de waardevolle informatie en deze e-mail gaat niet langer verloren in persoonlijke e-mail accounts.
Voordelen e-mailarchivering met O3Spaces Workplace
- archivering van e-mail in digitale dossiers, zaken en werkruimtes;
- informatie in e-mails is direct vindbaar voor alle geautoriseerde personen;
- e-mailbijlagen vallen onder Workplace versiebeheer, toegangscontrole, etc.;
- e-mails worden bewaard in authentieke staat, met behoud van functionaliteit;
- relevante informatie voor uw organisatie gaat niet langer verloren in de persoonlijk e-mail folders van uw medewerkers.
