Functies van O3Spaces Workplace
O3Spaces Workplace functionaliteit – een overzicht
Gebruiksvriendelijk Documentbeheer en Samenwerken
O3Spaces Workplace biedt praktische functionaliteit waarmee functies voor documentbeheer en samenwerken naadloos geïntegreerd worden op uw werkplek. Of u nu de voorkeur heeft voor toegang via de browser, directe Office integratie of bureaubladtoegang, O3Spaces Workplace biedt meerdere ingangen tot uw documenten-opslag, zodat u altijd en overal van de voordelen van een documentbeheersysteem kunt profiteren.
Zoeken wordt vinden
nhoudelijk doorzoeken van documenten, opmerkingen, discussies, etc. Daarnaast is er unieke labelingfunctionaliteit beschikbaar, waarmee het vinden van informatie nog eenvoudiger wordt. Workplace maakt het mogelijk om zoeken op labels, inhoud en andere criteria effectief te combineren, zodat u direct vindt wat u zoekt en niet hoeft te zoeken in de zoekresultaten.
BPM & Workflow
O3Spaces Workplace biedt een geïntegreerde BPM-engine waarmee workflows en processen kunnen worden ondersteund en geautomatiseerd. Workplace ondersteunt de BPMN 2.0 specificatie voor procesmodellering en biedt grafische modelleer gereedschappen. Medewerkers nemen deel aan processen middels taaktoewijzing en email- en formuliergebaseerde procesinteractie. De regelgebaseerde proceslogica draagt zorg voor de afhandeling van geautomatiseerde processtappen.
Office-integratie
Open gedeelde bestanden vanaf uw workspaces of publiceer uw documenten rechtstreeks naar een teamworkspace, dossier of zaak vanuit Office. Bekijk en creëer documentversies, voeg opmerkingen toe en houd actuele versies binnen handbereik. Werk samen aan documenten en vergroot uw productiviteit. Uw OpenOffice.org / Oracle Open Office (voorheen StarOffice) of MS Office als vertrouwd gereedschap geïntegreerd in uw oplossing voor documentbeheer en samenwerken.
Versiebeheer & Automatische check-in/check-out
Alle documenten (alle bestanden) in de O3Spaces repository vallen onder versiebeheer. Middels dit versiebeheer is de complete ontstaansgeschiedenis van uw documenten altijd voorhanden. De unieke functionaliteit voor geautomatiseerde check-in/check-out van documenten waarborgt dat wanneer u aan een document werkt, dit document niet onverhoopt gewijzigd wordt door een collega.
Online Document Preview
De document preview functionaliteit maakt het mogelijk om direct door documenten te browsen in de Workplace Spaces omgeving. Deze functionaliteit laat gebruikers de inhoud van een document bekijken zonder dat zij het bestand lokaal hoeven op te slaan.
Bestandsbeveiliging – Toegangscontrole
De Workplace biedt controle over de toegang tot informatie via het geïntegreerde rollen- en rechtenbeheersysteem. Van toegangscontrole op workspace-niveau tot het instellen van afwijkende bevoegdheden (geen toegang, alleen lezen, bewerken) op map-niveau; u kunt bepalen hoe uw bestanden toegankelijk zijn.
AJAX web-client
De webgebaseerde O3spaces Workplaceomgeving is de primaire grafische gebruikersinterface. De browseromgeving biedt overzichtelijke en gemakkelijk benaderbare dossiers, zaken en werkruimtes (workspaces) voor teams, werkgroepen, afdelingen en projecten. De Workplace heeft krachtige zoekfunctionaliteit waarmee ook de inhoud van ODF, PDF en Microsoft Office documenten doorzocht kan worden.
E-mail-archivering
Publiceer e-mails naar een workspace of dossier, rechtstreeks vanuit uw e-mailprogramma. Bekijk e-mailberichten in de browser, voeg opmerkingen toe en publiceer of download bijbehorende bijlagen. Met de O3Spaces e-mailintegratie kunt u eenvoudig documenten en e-mails met betrekking tot een project/dossier op een plek opslaan. Outlook, Mozilla Thunderbird, Zimbra of Zarafa worden een integraal onderdeel van het samenwerken aan documenten en projecten.
Application Embedder
O3Spaces Workplace biedt een “Application Embedder” die het mogelijk maakt om externe webapplicaties en websites te integreren in de Workplace omgeving. Deze module stelt u in staat om onafhankelijke webapplicaties en informatiebronnen samen te brengen in een gebruiksvriendelijke werkomgeving.
Attributen & Metadata
De attributen van allerhande objecten, zoals gebruikers, workspaces, bestanden etc. kunnen worden uitgebreid met attributen zoals bijvoorbeeld een ID, type of status indicator. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld gebruikers te synchroniseren met behoud van organisatiespecifieke data of om documenten op te slaan met procesgerelateerde metadata.
Bedrijfskritische informatie
De Workplace kan op verschillende niveaus geconfigureerd worden met betrekking tot 'High Availability' (HA) en failover. Afhankelijk van het besturingssysteem waarop de Workplace draait, kunnen O3Spaces en haar partners u garanderen dat u bedrijfskritische informatie beschikbaar blijft en bestand is tegen hardware- en andere storingen.
Beveiligde verbindingen
Wanneer uw mobiele werknemers bestanden openen vanaf verschillende locaties, wilt u er zeker van zijn dat er geen informatie verloren gaat of op een andere manier door derden bekeken of gestolen kan worden. De Workplace kan veilig opereren met versleutelde (https) verbindingen of indien gewenst binnen een VPN-omgeving, dit verzekert u ervan dat uw informatie veilig reist over de digitale snelweg.
CMIS interoperabiliteit
De Workplace ondersteunt de CMIS specificatie voor interoperabiliteit. Door deze webservice specificatie is het zeer gemakkelijk om software van derden zoals CRM system of intranet portals met de Workplace repository te verbinden of daarin te embedden. CMIS kan ook dienen als een uniforme interface voor de ontwikkeling van plug-ins of extensies voor elke soort tool zoals CAD-applications.
Geatomatiseerde processen
Door Workplace-regels te definiëren kunnen documentprocessen geautomatiseerd worden. Op periodieke tijdstippen of na een bepaalde gebeurtenis (bijvoorbeeld een statusverandering) kunnen bestanden automatisch verplaatst of gekopieerd worden, ze kunnen geconverteerd worden naar een ander bestandstype, of er kan een notificatie verstuurd worden. Ook is het mogelijk de eigenschappen van een bestand te veranderen, zoals de documentstatus of toegepaste labels.
Gebruikerssynchronisatie
Informatie betreffende gebruikers, groepen en inloggegevens kan direct aan de Workplace worden gekoppeld vanuit een bestaande LDAP-structuur. O3Spaces Workplace ondersteund meerdere standaarden zoals OpenLDAP, Active Directory, Sun Directory Server en Novell Directory Server.
Geïntegreerde wiki
De geïntegreerde Wiki, biedt de mogelijkheid om informatie eenvoudig en snel aan te passen voor en door de workspaceleden. De Wiki biedt automatisch versiebeheer en valt onder het centrale rollen en rechten concept. Meerdere Wiki-pagina's kunnen naar elkaar verwijzen zodat van één workspace een bron van informatie gemaakt kan worden.
Labeling
Documenten die beheerd worden in de O3Spaces repository kunnen eenvoudig gecategoriseerd worden met labels. Met behulp van labels wordt het mogelijke om de informatie in de ‘repository’ eenvoudig te classificeren en op een andere manier te ontsluiten. Labels maken het mogelijk om snel dwarsdoorsneden te maken van documenten die bepaalde informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan alle documenten gerelateerd aan een bepaald project of klant.
Overzichten (spacelets)
Spacelets zijn dynamische contentcomponenten in de Workplace webomgeving. O3Spaces biedt zowel voorgedefinieerde als vrij te configureren spacelets, waarin allerhande informatie over documenten, gebruikers of externe databronnen op een overzichtelijke wijze kan worden weergegeven.
Servermigratie & Herinstallatie
O3spaces Workplace streeft ernaar schaalbaar en flexibel te zijn in al haar facetten. Zo biedt de Workplace bijvoorbeeld beheerder-tools die het mogelijk maken om een gehele Workplace installatie (met alle Eenheden, Workspaces en bestanden) eenvoudig te verplaatsen naar een nieuwe server. Desgewenst kunt u uw installatie eenvoudig opschalen en distribueren.
Sjabloonbeheer
Voor MS Office, OpenOffice.org en Oracle Open Office (voorheen StarOffice) biedt de Workplace unieke functionaliteit voor de distributie en versionering van documentsjablonen (uw huisstijl).Op basis het rollen- en rechtensysteem van de Workplace krijgt de eindgebruiker in het Officeprogramma altijd een gepersonaliseerd en actueel overzicht van de beschikbare sjablonen aangeboden.
Systeemonafhankelijk
O3Spaces biedt u keuzevrijheid, of u nu een Linux, Solaris, Windows of een Mac OS computer gebruikt, O3Spaces biedt er de volledige functionaliteit voor aan, de webomgeving, werkplekintegratie en Office-integratie.
Vertalingen
Werken in uw eigen taal. O3Spaces ondersteund meerdere interface-talen (Engels, Nederlands, Ests, Frans, Duits, Spaans en Pools). Nieuwe talen kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
WebDAV & OpenSearch
De Workplace repository is toegankelijk en doorzoekbaar vanuit externe (web)applicaties en portalen door middel van communicatie op basis van WebDAV protocollen en OpenSearch zoekspecificaties. Dit betekent bijvoorbeeld dat uw bestanden gemakkelijk vindbaar en te downloaden zijn op uw intranet terwijl ze veilig beheerd worden in de O3Spaces Workplace repository.
Werkplekintegratie
De O3Spaces Workplace Assistant biedt een drag & drop bestandsverkenner, toont u real-time notificaties van alle relevante wijzigingen in uw workspaces of dossiers en automatiseert alle check-in/check-out en versioneringsactiviteiten. Vanuit de Workplace Assistant kunt u workspaces openen en ‘offline’ aan documenten werken met controle over uw vergrendelde bestanden. De Workplace Assistant biedt ook de optie tot het installeren van plug-ins en het registreren van ondersteunde bestandstypes.
Workspace-, map- en bestandslinks
Elk bestand en elke map of workspace in de O3Spaces Workplace is voorzien van bestands-, map- of workspacelinks die beschikbaar zijn in de Workplace browseromgeving maar ook in de notificatieberichten. Deze handige URL's faciliteren de communicatie over en directe toegang tot workspaces, bestanden en mappen. Workspaceleden en externe gebruikers hebben met één klik toegang tot relevante informatie.
